こんにちは、仕事よりも育児に全力投球の榊原です。

さていきなりですが、弊社は2011年から、クライアント様に合わせて、始業時間が10時から9時に、終業時間も19時から18時に変更になりました。
始業時間が早くなるということは、遠方から通う自分としては、満員電車に乗る事がデフォルトになってしまい、そこはどうにかして避けたかったので、思い切って出社時間を2時間半早めて、6時半出社に、退社時間もできるだけ定時の18時に会社を出られることを日々の目標にすることにしました。

そして、早朝出社を始めてからあっと言う間に2年が過ぎ、その間に習慣化した仕事の効率化と時間短縮のポイントをちょっとまとめてみようと思います。
これから早朝出社を始めてみようと思っている方、業界的な夜型の生活に飽きている方に少しでもお役に立てれば幸いです。
では、ポイントをざざっとご説明させていただきます。

1.会社に着く前に雑務をこなしておきます。

歩いている時、電車に乗っている間などの移動時間は、考える作業や雑務の処理に使います。
その際重宝しているのが、gmail（メールチェック用）とEvernote（文章書き、アイデアストック用）、Adobe ideas（ラフ描き用）などです。
移動している間に、諸々のチェックや準備を済ませておき、会社に着いてからの雑務をできるだけ減らしておきます。
また、1日のスケジュールの大枠も決めておきます。（イレギュラーなタスクの発生に対応できるように余裕も見つつ）

2.始業時間までは他の人のために時間を使います。

前日、自分の退社後に依頼された緊急を要するタスクや、あまり時間がかからないタスクがある場合はこの時間で対応しておきます。
そうしておけば担当者が出社してすぐに確認／フィードバックができるので、お互いの待ち時間が短縮できます。
また、社内で他のスタッフに頼む事がある場合も同様にこの時間で準備しておきます。
他の人と一緒にスタートしたのでは、進行の主導権を握っている人の時間の使い方に合わせるしかなくなるため（デザイナーなら特に。相手が複数の場合はさらに大変）、いかに自分が自由に使える時間を作れるかがポイントであるかと思います。

3.自分自身の作業時間／持ち時間を把握しておく。

例えば、資料を読む／コーディングをする／デザインする／指示書をまとめる時間などなど、諸々のタスクにどのぐらいの時間がかかるのかを普段から把握しておき、目の前のタスクとその後にやるものにどのぐらい時間をかけるつもりなのか、だいたいの見積もりを立ててからそれらに取り組みます。

4.メールの確認と返信はすぐに対応します。

返事が絶対に要らない場合以外は、できるだけ早めに返信します。
例えば、単純な連絡事項であっても「了解」「確認しました」など、何らかの返事を相手は待っているはずですし、こちらの返事を待ってから詳細が伝えられるタスクもあります。
後回しにすると、後回しにした時点からイレギュラーなタスクが発生する事もあるので、後々の時間を確保するために、すぐに対応することを心がけています。

5.15分以内で終わるタスクは、今すぐ対応する。

小さいタスクだからといってまとめてやろうと後回しにすると、さらに追加のタスクが急ぎで発生した時に、まとめて時間を取られる事になります。
1つのタスクにかける時間の最小単位を15分くらいに設定し、その時間内に終わるのであればそちらを優先するなど、臨機応変に対応するようにしています。

6.ビジネスタイムを意識して対応する。

一般的なビジネスタイムの終わりである16時までに、依頼されたタスクを終わらせておけば、そのタスクに対して、その後修正や変更等があった時でも対応もしくは確認／スケジュール調整をすることができるので、「～日中」という場合でもビジネスタイムを意識しながら対応をします。

7.自分のデータの状態を常に把握しておく。

自分がいなくても、どこに何がどのような状態であるのかを電話やメールで相手に伝えられるように把握しておく。
自分も他のスタッフも「探す」ことに時間を費やす事がないように配慮しながらデータを作ります。
余談ですが、人が一日に探し物に費やす時間は10分、一生だと153日も費やしている事になるのだそうです。へ〜。

8.退社までの1時間は明日の仕込み時間に使う。

翌日のタスクにかかる時間の把握や、関連資料の読み込み、移動時間に考える内容をEvernoteにまとめておくなど、会社にいない時間でできることをまとめる時間に使います。

と、ざっくりとポイントを説明させていただきました。

世の中には、もっと賢い方法を実践している方もたくさんいらっしゃるのだろうと思いますが、とりあえず自分はこんな感じでいっぱいいっぱいですわ。