「6月に、祝日ができるってよ」
嘘です。どうも、マックグラフィックアーツ・デザイナーの榊原です。

 

さて、毎度手前勝手な仕事ハック術をまとめている「仕事効率化シリーズ」、

→「早朝出社を始めて2年、仕事効率化の８つのポイント。」
→「たった7つのユルい心構えを実践するだけで早朝型になれるかも。多分。」

なにげに好評を頂いているようですが、
続く第3弾は、
「早朝出社〜」の記事内「15分以内で終わるタスクは、今すぐ対応する。」でも出てきた、
「15分」という時間について書いてみました。

 

1つの案件を構成する様々なタスクを、さらに細かく【15分化（クォータイズ）】し、
切り分けたそれぞれの【クォーター】をこなす順番を工夫することで、
複数の案件をいかに同時に効率良く回せるようにするか、
その実現方法をまとめてみました。

で、念のため補足ですが、
そもそも「クォーター」とは［4分の1］を表す言葉で、
この記事の中では1時間を4分の1に分割した「15分」を【1クォーター】として、
1つの案件を15分単位のタスクに分割する事を【15分化（クォータイズ）】という名称で呼んでいきます。
（別にどういう名称でもいいのですが【〜イズ】ってハック系っぽい感じがするので…）

 

なぜ【15分化（クォータイズ）】する必要があるのか？

自分に課せられた案件が、
【ちゃんと把握していないけれど、とにかく大小合わせてたくさんある】という時、
【発生するタスク量と内容の見える化】それから【単位の平均化】をしたほうが効率良く消化できるためです。

そして、今までの経験から、【15分】ぐらいが、
ちょうど扱いやすい時間の固まりだと思い至ったためです。

 

具体的に案件を【15分化（クォータイズ）】してどうやって扱うか？

 

 

上の図は【15分化（クォータイズ）】のイメージです。
こんな図を頭に描きつつ読んでいっていただけると何かと話が早いです。

では、実際の話はここから…

 

●自分が案件内のどんな種類のタスクに何クォーター使うのかを把握しておく

１つの案件の中でのタスクには、
［考える］［手を動かして何かを作る］［打ち合わせをする］［移動する］［休憩する］など、
いくつかの種類がありますが、
それをこなす個人のスキルによって得手／不得手があります。
なので、自分がどの種類のタスクにどのぐらいの時間をかけるのかを、
常日頃から把握しておくと良いです。

 

●1つのタスクに対して、何クォーター必要かを目につくところに書き出しておく

長期間を費やす案件であっても、
1日にやるタスクは洗い出せるはずなので、
それぞれのタスクに何クォーター使うのかを決めておきます。
考えるのに2クォーター、パワポを作成するのに3クォーターなど。

そして、それを記録しておきます。
その際メモ帳やコピー用紙など紙に手書きで書くほうが、
自分がやらなけらばならないことを冷静に認識できるし記憶にも留めやすいです。

そして目に付くところに置いて（貼って）おくことで、
全体のボリュームと流れを把握しながら時間を使う事ができます。

 

●同じ種類の作業は連続して消化してしまう

移動や打ち合わせなどはその都度クォーターの設定が必要ですが、
［考える］［手を動かして何かを作る］などの作業は、
案件が違ってもクォーターを連続して消化してしまうほうが効率が良い気がします。
その際、集中して作業ができる早朝／深夜など、
自分がもっともその種類の作業に没頭できる時間帯にクォーターを設定しておくと、
さらに効率化が図れます。

 

●制限時間を決めてしまう。

最初から制限時間を決めてしまえば、
どんな作業でも集中してこなすことができるようになります。
その際、先に決めたクォーター内にタスクを消化できなければ、
もう１クォーター使えば良いかと思います。
最初は自分自身の得手／不得手を確認していく事に努めましょう。

それから「他人に合わせる」などで時間が読めないものは、
多めにクォーターを見積もっておくようにしておくと良いです。
「全く時間が読めないよ！」と最初っから匙を投げてしまうと何も変わりません。

どこかしらに基準を定めて、
少しずつ調整することでその後の拠り所となる値が見えてくるはずです。

 

●クォーターの組み替えは柔軟に。

自分のスケジュールにがんじがらめにならないように、
柔軟にクォーターの組み替えを行うようにしましょう。

また、他人によってスケジュールが思うように進まないからといって諦めないように。
何が起っても柔軟に対応できるような余裕を最初から設けておくのがよいかと思います。

 

以上のようなポイントを踏まえて、
目の前の案件の山を【15分化（クォータイズ）】してみましょう。
きっと今までよりほんの少しは仕事が効率良く片付くことでしょう！多分。

 

などと、ざっくりとまとめてみましたが、
「この方法がベスト！超オススメ！」というワケでもなく、
「自分はこうやってますので、もしよろしければご参考に」ぐらいに読んでいただければ幸いです。
（そもそも、職種が違う人には全く役に立たない気もしますが…）
ではでは、みんながんばって働きましょ〜。