インフォメーションアーキテクトの宮内です。

「IAできるかな」は今回お休みして、今日は自分の時間管理について簡単に紹介したいと思います。
参考になるような内容なのかは正直自信ありませんが…。

来週の予測を金曜日に可能な限り

毎週金曜日なると、翌週どのような作業が発生するか、各案件のスケジュールを見ながら洗い出します。

単に作業を洗い出すだけではなく、大体何時間程度掛かるのか一つ一つの作業に対して時間を見積もり、それを平日のどの曜日に対応するつもりなのか、時間を割り振っていきます。

また、打ち合わせや勉強会といった予定の時間も勘定し、最終的に各曜日の稼働状況をざっくり把握します。

この表は、同じチームのメンバーにもGoogle Drive上で入力・共有しているので、メンバーの稼働状況が俯瞰できるようになっています。

また、このシートとは別に2ヶ月程度の長期的な作業状況を管理するシートも用意しているので、チーム内では回しきれないような作業ある場合の対応も事前に手を打つことができるようにしています。

10min手帳でその日の詳細な作業予定を

当日の作業予定管理は、10min手帳という手帳を使っています。

これは、時間帯によって立て幅が異なる付箋紙を手帳のタイムテーブル上に貼り付けることができるもので、その日の予定や作業の埋まり具合が把握できるだけでなく、付箋紙を貼りかえることで、自由に作業予定を変更・調整することが可能です。

仕事柄、突発的な対応が必要なこともあったり、そういった対応ができる余裕があるのか把握しておく必要もあり、1日1週間の状況が把握できてかつ調整しやすい手帳として、非常に重宝しています。

また、最終的にはこの1週間どういった仕事をやったのか記録を残すことにもなるので、週末に仕事を振り返るのにも便利です。これを見ながら、前述のGoogle Driveのシートに作業時間の実績を入力し、見積もりとどれくらい違いがあったか見比べて、その週の反省に使ったりします。

focus boosterで仕事にメリハリを

また、作業に関しては「focus booster」というAirアプリを使って、メリハリを付けています。

これは指定した作業時間と休憩時間を連続してカウントしてくれるタイマーで、自分は作業時間を50分、休憩時間を10分に設定しています。

この作業時間中はFacebookやTwitter等々は立ち上げず、ひたすら作業に集中します。
なんとなくだらだらと作業するよりも集中してタスクをこなせる………気がします。

こんな具合です

自分の時間管理の仕方については、ざっとこんな感じです。

総じて言えるのは、「自分が置かれている状況を目に見える形にする」「後から反省材料にできるように記録を残す」「ダラダラ仕事しない」……ってところでしょうか。3点目については、上手くいってないことも多いのですが　←

何かの参考になれば幸いです。